مدیریت زمان همیشه یکی از چالشهای بزرگ زندگی من بوده است. کارهای زیاد، ساعتهای کم، و آن حس دائمی که همیشه از برنامه عقب هستم.
ChatGPT به مرور به سلاح مخفی من برای نظم دادن به کارها و استفاده بهتر از ساعات روز تبدیل شده است. من ۹ پرامپت مشخص جمعآوری کردهام که واقعاً به من کمک کردهاند کنترل برنامه روزانهام را دوباره به دست بگیرم.
این پرامپتها پیچیده یا عجیب نیستند؛ بلکه راههایی کاملاً عملی و سادهاند برای استفاده از هوش مصنوعی بهعنوان یک دستیار شخصی مدیریت زمان. بیایید با هم ببینیم این پرامپتها چطور میتوانند کمک کنند کارهای بیشتری انجام دهید، آن هم با استرس کمتر.
۱. ساخت یک برنامه روزانه واقعبینانه
پرامپت:
Act as my executive assistant. Today is [date]. My working hours are [start]–[end]. These are my tasks with estimated durations: [task list]. Craft a realistic schedule that includes 15-minute breaks every 90 minutes.
نمونه:
Act as my executive assistant. Today is Monday, May 12, 2025. My working hours are 9 AM–5 PM. These are my tasks with estimated durations: write blog post – 90 min, review video edit – 60 min, answer emails – 45 min, client call – 30 min. Craft a realistic schedule that includes 15-minute breaks every 90 minutes.
ترجمه و توضیح:
یکی از سختترین بخشهای مدیریت زمان، ساختن برنامهای است که واقعاً قابل اجرا باشد، نه فقط روی کاغذ. این پرامپت به شما کمک میکند یک برنامه روزانه طراحی کنید که همۀ کارهای ضروری را پوشش دهد و در عین حال، زمان استراحت را هم در نظر بگیرد.
من متوجه شدهام کار کردن در بازههای ۹۰ دقیقهای همراه با ۱۵ دقیقه استراحت، کاملاً با سطح انرژی طبیعی بدن هماهنگ است. ChatGPT کارهای شما را به ترتیب منطقی میچیند و مطمئن میشود بین فعالیتها زمان نفس کشیدن دارید، نه اینکه پشت سر هم فرسوده شوید.
۲. اولویتبندی کارها با ماتریس آیزنهاور
پرامپت:
Here are my tasks: [tasks]. Place each into one of the four Eisenhower Matrix quadrants and recommend what to handle first.
نمونه:
Here are my tasks: renew domain, finish client report, schedule dentist appointment, brainstorm blog topics, back up website. Place each into the four Eisenhower Matrix quadrants and recommend what to handle first.
توضیح:
وقتی لیستی از کارهای مختلف جلوی شماست، تشخیص اینکه کدام کار واقعاً مهمتر است، بسیار سخت میشود. ماتریس آیزنهاور کارها را به چهار دسته تقسیم میکند:
-
فوری و مهم
-
مهم ولی غیر فوری
-
فوری ولی کماهمیت
-
نه فوری و نه مهم
این پرامپت یک تصویر شفاف به شما میدهد از اینکه چه کاری باید همین حالا انجام شود و چه کاری میتواند منتظر بماند. من هر دوشنبه صبح از این روش برای برنامهریزی هفتهام استفاده میکنم تا وقتم را صرف کارهای کمارزش نکنم.
۳. طراحی برنامه پومودورو برای تمرکز عمیق
پرامپت:
I need to [output/task] in two hours. Design a Pomodoro plan with topic checkpoints at each break.
نمونه:
I need to write a 1,500-word article on ChatGPT productivity hacks in two hours. Design a Pomodoro plan with topic checkpoints at each break.
توضیح:
تکنیک پومودورو (کار کردن در بازههای کوتاه همراه با استراحتهای منظم) یکی از بهترین روشها برای مقابله با اهمالکاری است. این پرامپت یک برنامه پومودورو کاملاً اختصاصی بر اساس کار و زمان شما میسازد.
نکته بسیار مفید این پرامپت، تعیین «نقاط بررسی» است. یعنی دقیقاً میدانید تا هر استراحت باید کدام بخش کار را تمام کرده باشید. این موضوع فشار ملایمی ایجاد میکند که شما را در مسیر نگه میدارد.
۴. ساخت قوانین تمرکز برای جلوگیری از حواسپرتی
پرامپت:
List five simple rules to keep me off social media while I work on [task] for the next 90 minutes.
نمونه:
List five simple rules to keep me off social media while I work on editing a YouTube video for the next 90 minutes.
توضیح:
شبکههای اجتماعی میتوانند سریعتر از هر چیز دیگری تمرکز شما را نابود کنند. این پرامپت به شما کمک میکند قوانینی مشخص و قابل اجرا برای حفظ تمرکز در زمان کار تعریف کنید.
پیشنهادهایی که ChatGPT میدهد معمولاً کاربردی هستند، نه توصیههای کلیشهای مثل «گوشی را خاموش کن». من برای انواع مختلف کار (نوشتن، تدوین، تحقیق) قوانین تمرکز متفاوتی ساختهام، چون هر کاری تمرکز خاص خودش را میخواهد.
۵. برنامهریزی صبح برای حداکثر بهرهوری
پرامپت:
Use my notes below to draft a Monday morning plan with three goals, key tasks, and a 30-minute buffer slot: [notes]
نمونه:
Use my notes below to draft a Monday morning plan with three goals, key tasks, and a 30-minute buffer slot: “Need to invoice clients, outline new course, schedule dentist”.
توضیح:
ساعتهای ابتدایی روز معمولاً تعیینکننده حالوهوای کل روز هستند. این پرامپت افکار پراکنده صبحگاهی را به یک برنامه منظم با اهداف مشخص تبدیل میکند.
وجود «بازه ذخیره ۳۰ دقیقهای» فوقالعاده کاربردی است. این زمان اضافه بارها من را نجات داده، مخصوصاً وقتی تماسها طولانی میشوند یا کار غیرمنتظرهای پیش میآید. با این کار، یک مشکل کوچک کل روز شما را خراب نمیکند.
۶. شناسایی کارهایی که میتوان خودکار یا واگذار کرد
پرامپت:
Identify which of the tasks below can be automated or delegated, and suggest a quick first step for each: [tasks].
نمونه:
Identify which of the tasks below can be automated or delegated, and suggest a quick first step for each: transcribe podcast episode, format blog images, schedule social posts, reconcile invoices.
توضیح:
بسیاری از ما وقت خود را صرف کارهایی میکنیم که اصلاً نباید خودمان انجام دهیم. این پرامپت کمک میکند بفهمید کدام کارها را میتوان با ابزارها خودکار کرد یا به شخص دیگری سپرد.
مهمترین بخش این پرامپت، پیشنهاد «اولین قدم سریع» است. یعنی از فکر کردن به عمل میرسید. من با همین روش، هر هفته چند ساعت وقت آزاد به دست آوردهام.
۷. خرد کردن پروژههای بزرگ به بخشهای قابل مدیریت
پرامپت:
Break this project [project description] into milestones, estimate time for each, and slot them into a six-week calendar.
نمونه:
Break this project into milestones, estimate time for each, and slot them into a six-week calendar: “Create and launch ChatGPT course”.
توضیح:
پروژههای بزرگ تا زمانی که خرد نشوند، بسیار ترسناک به نظر میرسند. این پرامپت پروژه را به مراحل کوچکتر با زمانبندی واقعبینانه تقسیم میکند.
چارچوب ششهفتهای برای بسیاری از پروژهها عالی است: نه آنقدر کوتاه که استرسزا باشد، نه آنقدر بلند که انگیزه از بین برود. ChatGPT کمک میکند تصویر واضحی از مسیر پروژه داشته باشید.
۸. هماهنگ کردن کارها با سطح انرژی بدن
پرامپت:
Given my peak energy hours [times] and tasks for tomorrow [tasks], align each task to the best slot.
نمونه:
Given my peak energy hours (9 AM–11 AM and 3 PM–4 PM) and tasks for tomorrow (script video, optimize images, client call, research article), align each task to the best slot.
توضیح:
همه ساعتهای روز از نظر بهرهوری یکسان نیستند. این پرامپت کمک میکند کارهای مهم را در بهترین زمانهای انرژی شما قرار دهید.
این روش بهخصوص برای کارهای خلاقانه فوقالعاده است. وقتی به ChatGPT میگویید چه زمانی بیشترین تمرکز یا خلاقیت را دارید، پیشنهاد میدهد نوشتن یا فکر استراتژیک را در همان زمانها انجام دهید و کارهای سادهتر را به ساعات کمانرژی بسپارید.
۹. ساخت برنامه جایگزین برای زمانهای غیرمنتظره
پرامپت:
Act as my productivity coach. If unexpected tasks arise during [project] tomorrow, give me a fallback schedule that protects the top three priorities listed here: [priorities]
نمونه:
Act as my productivity coach. If unexpected tasks pop up during my course-outline day tomorrow, give me a fallback schedule that still protects these top priorities: finish lesson 1 outline, record intro video, send sponsor email.
توضیح:
حتی بهترین برنامهها هم ممکن است به هم بریزند. این پرامپت یک «پلن B» میسازد تا مطمئن شوید مهمترین کارهایتان، حتی در شرایط غیرمنتظره، انجام میشوند.
وقتی اولویتهای غیرقابلچشمپوشی خود را از قبل مشخص کرده باشید، در لحظه تصمیمگیری خیلی راحتتر عمل میکنید. این روش بارها به من کمک کرده روزهایی را نجات بدهم که در حالت عادی کاملاً خراب میشدند.
جمعبندی نهایی
چیزی که من در این پرامپتها بیشتر از همه دوست دارم، این است که هر کدام بخش متفاوتی از مدیریت زمان را پوشش میدهند:
برنامهریزی، اولویتبندی، تمرکز، و اجرای بهتر.
لازم نیست همه را یکجا استفاده کنید. بهتر است با یکی دو پرامپت شروع کنید که بیشترین چالش فعلی شما را حل میکنند. این دستورها کاملاً قابل شخصیسازی هستند و میتوانند با سبک کاری شما هماهنگ شوند.
هدف، مدیریت زمان «بینقص» نیست (چنین چیزی وجود ندارد)، بلکه کم کردن فشار ذهنی برنامهریزی است تا بتوانید روی کارهایی تمرکز کنید که واقعاً برایتان مهم هستند.